 |
|
|
|
إيتيكيت التعامل مع البريد الإلكتروني 1/8/2014 10:46
إيتيكيت التعامل مع البريد الإلكتروني
تعرف على قواعد آداب التعامل مع البريد الإلكتروني، والتي يمكنك تطبيقها للحصول على نتيجة أكثر فاعلية.
1- في حالة تلقيك بريداً إلكترونياً يتطلب منك الرد عليه الحصول على معلومة محددة، في حين أنك تعرف جيداً أن هذه المعلومة لن تحصل عليها سوى بعد مرور أسبوع، فإنك قد تختار التزام الصمت وعدم الرد على البريد الإلكتروني حتى تأتيك الإجابة المطلوبة. وعند تكرارك لهذا الفعل فإنك تساهم في تكوين سمعة سيئة عنك. لذا ينصح في هذه الحالة بإرسال رسالة بريدية قصيرة لن تستغرق منك أكثر من 10 ثوان تقول فيها "سوف أكون قادراً على الرد عليك في هذا الموضوع في بداية الأسبوع القادم".
2- عند تلقيك لبريد إلكتروني يستهدفك أنت ومديرك في العمل، فلا تحيل الأمر برمته على المدير من منطلق أنك غير مؤهل لذلك أو أن مديرك أكثر دراية منك بكل شيء، في حين أنه ربما يكون في حاجة لمن يقوم بذلك بدلاً منه توفيراً لوقته. لذا ينصح بإقدامك على الرد نيابة عنه خاصة في المسائل الروتينية التي تتمكن من الرد عليها، لتنال بذلك تقديره وامتنانه لك. 3- في محاولة منهم لتذكير المتلقي بشيء ما، يميل الكثيرون إلى إلحاق جملة "تذكير لطيف" Gentle Reminder ببريدهم الإلكتروني، دون إدراكهم لما قد تحمله هذه الجملة من معنى مبالغ فيه وقد لا يستسيغه الكثير من المتلقين. لذا فلا تحاول أن تبدو وكأنك تسير على رؤوس أصابعك لكي لا تزعج النائمين، فأنت لست في حاجة إلى كل هذه النعومة لتذكير المتلقي بشيء ما. 4- إذا تلقيت رسالة إلكترونية من أحد الزملاء بالعمل يخبرك بالمكان الجديد لوضع آلة تصوير المستندات، فإنك تستطيع في هذه الحالة فقط وما شابهها أن تكتفي بالرد بكلمة "حسناً" أو OK.. أما في حالة الرسائل الأكثر أهمية والأكثر حساسية فهذا الرد لا يصلح على الإطلاق. وفي حالة ما إذا كنت تريد الرد في رسالة مطولة، فالهاتف الجوال ليس أنسب وسيلة لذلك، لما قد ينتج عنه من تقسيم الرسالة إلى أكثر من جزء، وهو ما يؤدي بدوره إلى ضياع المعنى المقصود من الرسالة. 5- لا تحاول اختبار صبر المتلقي بإرسالك بريد إلكتروني مطول يحتوي على الكثير من التفاصيل. وبدلاً من ذلك اجعل رسالتك تحتوي على مجموعة من الفقرات القصيرة المنظمة، والتي تستهدف المعنى الدقيق لما تريد. أما في حالة ما إذا كان لديك الكثير من التفاصيل فيمكنك تقديمها في شكل قائمة مرقمة.
|
